PDM项目实施风险管理

发布时间:18-11-21


   实施任何项目都有风险,对于复杂的PDM项目也不例外。PDM项目实施风险管理就 是在PDM项目实施过程中对PDM项目可能造成不良影响的因素进行识别、分析并采取应对措施,以降低风险带来的损失。PDM项目风险管理过程主要有风险识别、风险分析和风险应对三个阶段。
 

4.1 PDM项目风险识别
4.1.1 WBS法
   WBS是Work Breakdown Structure的缩写,一般称为任务分解法,它主要是把项目可交付成果和任务分解成更小的单元,是重要的项目管理方法。使用WBS方法能清晰地表示各项目工作之间的相互关系,在WBS中定义的里程碑事件可以使项目管理人员以及相 关人员对项目进展有清晰的了解,最主要的是使用WBS方法能帮助项目管理人员进行项目进度控制、资源控制和成本控制。
 
   本文使用WBS分解法旨在对项目进行WBS分解以便进行PDM项目风险识别,使项目参与人员对项目各个流程及环节有更深入的认识,识别出更多的潜在风险因素,从而能 降低风险发生的概率。
 
   WBS组织并定义了整个PDM项目范围,把PDM项目准备、规划、实施、验收整个生命周期所有工作细分为更小,更易管理的工作单元。最低层次的工作单元叫做工作包, 是进行进度安排,成本估算,实施监控的基础。PDM任务分解结构如图2.1所示。
 

4.1.2 PDM项目管理内容
   国际项目管理协会0PMA)在《国际项目管理专业资质标准》中定义了项目管理的九大 知识领域,包括:时间管理、范围管理、质量管理、费用管理、风险管理、人力资源管理、沟通管理、综合管理、采购管理。根据上述项目管理的划分,结合PDM项目特点,将PDM项目管理内容分析如下。
 
   (1)PDM项目范围管理。PDM项目范围管理是对项目范围的定义与控制过程。PDM, 项目范围包括PDM实施的组织范围,PDM应用范围和PDM实施的时间跨度。PDM项目范围管理的主要过程包括PDM项目范围定义、范围核实以及范围变更控制。
 
   (2)PDM项目时间管理。PDM项目时间管理主要是为了确保项目在规定时限内完成, 涉及为确保项目准时完成所必需的一系列过程。PDM项目时间管理过程主要包括定义项目任务、项目任务排序、估算项目时间、制订项目进度计划和控制进度计划。
 
   (3)PDM项目费用管理。PDM项目费用管理主要是为了确保项目在规定费用范围内完 成,包括为实现该目标所需要的各个过程。PDM项目费用管理的主要过程包括项目费用计划编制、费用估算和预算、费用控制等。

   (4)PDM项目质量管理。PDM项目质量管理是为了实现项目质量目标而开展的管理活 动。PDM项目质量管理主要包括项目质量规划、项目质量保证措施、PDM项目质量监控、PDM项目的实施评价等。

   (5)PDM项目人力资源管理。PDM项目是在实施企业、软件厂商和咨询公司的合作下 完成的,每方成员都有其不可替代的作用。PDM项目人力资源管理主要包括项目人员的获 取、培养以及控制利用等内容。

   (6)PDM项目风险管理。PDM项目风险管理是对在PDM项目实施过程中可能发生的 潜在问题以及对影响PDM成功的因素进行识别、分析以及应对的过程。对PDM项目实施 困难出现的制约因素和风险要有所估计,提出可行的预防和处理方案。对影响项目进展的 不可预见的风险,也要明确定义和提出可能的处理方案。

   (7)PDM项目沟通管理。信息交流是项目管理的重要内容,项目经理除了与企业领导 小组之间的沟通和交流外,还要与咨询公司、软件厂商等进行有效沟通。PDM项目沟通管理主要包括建立明确的项目沟通机制,规定合适的沟通形式以及沟通的时间。

   (8)PDM项目采购管理。PDM项目采购管理指从市场上获取PDM项目相关软、硬件 以及相关服务的过程。PDM采购管理主要包括编制采购计划、选择合适的PDM软件、硬件及其相关设备,签订服务合同并有效监督合同的过程。

   (9)PDM项目综合管理。项目综合管理是指为协调所有项目组成要素而进行的活动。 PDM项目综合管理主要过程包括制订PDM项目计划、监控项目计划实施、控制综合变更 计划等。
 
 
4.1.3基本风险因素的确定
   在PDM项目任务分解结构的基础上,结合PDM项目管理的划分,从项目风险来源角度得到影响PDM项目的基本风险因素:质量风险、费用风险、管理风险、进度风险、人 力资源风险、采购风险。这些风险因素通过彼此之间的联系和相互作用以及它们组成整体的方式,决定了PDM项目整体的性质和功能。
 
   (1)质量风险
   质量风险是指满足PDM项目质量标准的风险。PDM项目质量不但包括PDM软件产品的质量,而且它还包括项目实施工作的质量。PDM软件产品质量是指软件的使用价值和属性;项目工作质量则是软件产品价值实现的保证。PDM项目质量风险主要指标包括:软 件产品可靠性和项目工作满意度。
 
   ①软件产品可靠性。软件产品可靠性反映了产品对客户需求的满足程度。软件产品不但要满足客户的业务功能需求,还要满足非功能性的需求,例如安全性、可靠性、有效性、可移植性等。引发软件产品质量风险的因素比较多,软件开发方法、开发工具、开发技术 的不合理选用都会影响软件的质量。一款质量不好的软件可能会影响公司业务的正常运转,使公司数据安全受到威胁,也可能导致数据信息丢失和混乱,造成适得其反的效果。 所以,软件产品质量风险带来的影响是非常严重的,也是难以预料的。
 
   ②实施工作满意度。工作满意度又可分为工作过程满意度和工作结果满意度。工作过程满意度一般是指客户对工作人员的工作态度、工作方式方法的满意程度;工作结果满意 度是把工作结果与预期效果相比较,差距越小,说明员工的工作满意度越高。工作满意度高,项目的质量相对较好。
 
   (2)费用风险
   费用风险是指PDM项目在制定的预算内完成的风险。PDM项目费用包括硬、软件费用、项目相关服务费用以及员工工资等。PDM项目投资弹性大、费用估计比较软性。外部 环境的变化会对资金的需求产生一些计划之外的风险。此外,实施过程中有许多意想不到的开支往往会使费用超支,费用风险不可忽视。费用风险指标主要包括估计和预算准确性、 费用控制能力、费用的支持度。
 
   ①估计和预算准确性。PDM项目费用估计和预算是否准确直接关系到费用控制的有效 性。费用控制就是要确保PDM项目按照既定费用目标进行。项目费用控制建立在合理的费用预算基础之上。没有准确的费用预算,费用就得不到有效的控制,项目风险就会越大。影响费用估计和预算准确性的因素有项目资源价格信息、费用估计工具和方法、项目实施 的延续时间。

   ②费用控制能力。在对项目进行了准确的估计和预算之后,费用监控能力就是保证各 项工作在预算范围内完成,或是当工作超出预算时,采取措施加以补救的能力。

   ③费用的支持度。充足的资金是项目实施的后盾,是项目顺利实施的有效保障。不论 是自筹、融资还是接受资助,企业都应该在一定的资金保障情况下开展PDM项目。如果不能按时支付必要的费用而延误实施进度,有时可能造成项目中断。PDM项目最好是专款
专用。
 
   (3)进度风险
   进度风险是指PDM项目按时完成各项任务和活动的风险。PDM项目是智力和劳动密集型项目,其进度计划弹性大。在项目实施过程中,进行项目管理、控制项目进度、确保 整个实旌过程能够按照计划进行,对项目的成败至关重要。进度风险主要指标包括:进度计划准确性、进度的控制能力。
 
   ①进度计划准确性。进度计划是进度控制的有效依据,进度计划的准确与否直接关系 到项目的整个实施进度。一般来说,影响项目进度计划编制准确性的因素有项目的范围、需求的确定性、项目的复杂程度、任务量的大小、项目的资源供应状况等等。这些因素是进度计划编制的依据,如果不能全面考虑这些因素,那么就难以编制出可行的进度计划。

   ②进度的控制能力。如果一个项目偏离了进度计划而又没有良好的控制机制,那么进 度计划就失去了其应有的意义。进度控制是当项目进度没有在计划范围内完成时采取的纠正措施,以防止风险进一步的扩大。
 
   (4)管理风险
   PDM项目的管理风险主要指影响项目各组成部分协调进行的风险。PDM管理风险主 要指标包括:变革能力、组织管理能力和管理制度合理性。

   ①变革能力。PDM项目实施势必会引起业务流程的变革,尤其是审批和更改流程。审批作业以前是手工操作,系统上线运行后是电子作业。软件系统的审批流程比较严格,而 且还有明确的权限设置,哪些人有哪些权限都是有严格规定的。所以理清业务流程、变革思想是PDM项目实施成功的重要保障。
 
   ②组织管理能力。组织管理能力是协调所有项目成员和谐有序地进行项目实施的能力。PDM项目实施涉及范围广,综合性知识需求强,强调全员的参与,是一个复杂的过程。 反映组织管理能力的指标有组织沟通机制、权责利对等原则、激励与约束机制等。良好的沟通机制才能保证组织各成员的有效合作;公平的权责利原则才能减少组织内部的利益纷 争;激励和约束机制能够有效约束成员行为、激发成员的工作积极性。

   ③管理制度合理性。管理制度和方针是为了保证项目正常进行的非正式或非正式的规 定、要求。如果没有完善的管理制度,组织就如脱缰的马,无所适从。不科学的管理方法会使组织没有凝聚力,向心力,对项目工作造成严重的阻碍。
 
   (5)人力资源风险
   一般来说,企业PDM项目团队是由企业方、PDM软件支持服务商以及咨询公司组成。 该项目的人员组织比较复杂,不但有公司自己的员工还有合作单位的工作人员。“人和,是项目成功的主观因素,在PDM项目中显得非常重要。人力资源风险指标主要有:员工 队伍的稳定性、人力资源的充足性、项目人员的素质和能力。

   ①员工队伍的稳定性。信息化项目成员都是项目所需的,精心挑选的。一旦有人在项目完工之前退出项目组织,那么项目的进度就会受到严重影响。同时他的撤退还会影响到 其他员工的士气,一定程度上还影响到项目的质量。即使有人能够马上补上人员空缺,融入项目也需要一定的时间。

   ②人力资源的充足性。专业复合型人才匮乏是目前我国信息化项目失败率高的主要原 因之一。一方面,软件供应商缺少信息化管理的咨询专家和实施人才;另一方面,企业奇缺CIO(首席信息官)和信息管理师。软件供应商由于缺乏实施人员,导致软件无法顺畅地在企业实施,使得企业对他们失去信息。企业需要CIO(首席信息官)提供详细的、具有权 威性的有关部门信息化资料,指导信息化更好的实施。企业没有资深的信息管理师,以致 在实施过程中容易陷入被动状态。此外,项目所需的其他人员都是不可或缺的。国内的PDM技术人才储备远远不能满足客户需求。
 
   ③企业员工的素质和能力。PDM对项目员工的素质和技能上都有一定的要求。技能水
平指的是项目工作所用到的信息技术、项目管理、PDM知识、行业知识等一系列专业技能。 素质是指员工要有团队精神、不计较个人得失,对工作认真负责等良好的品德和职业道德。

   此外,这里所说的能力和素质还包括员工对于信息化的认识,对于信息化的支持程度,员工乐于变革的心态等等。PDM系统一旦上线,原有的业务操作模式就会有所改变,员工能 否很快地适应系统很重要。如果他们不能有效利用系统,那么无论实施方与企业做了多大 的努力,PDM系统的作用也是无法发挥的。
 
   (6)采购风险
   采购风险是指为了完成PDM项目工作,从项目外部采购或获得产品和服务所产生的 风险。PDM项目采购内容主要包括PDM软件产品和相关的咨询及服务,其采购风险是指PDM产品及服务选择不当、合同管理混乱等影响项目实施效果的风险。采购风险指标主要 包括:采购计划合理性、采购流程规范性、采购合同完善性。

   ①采购计划合理性。采购中的计划风险是使采购计划发生较大偏差从而影响项目实施的风险。影响采购计划合理性的因素有项目需求是否确定、产品及服务价格信息是否充分、 采购标准是否明确等。

   ②采购流程规范性。PDM选型是一个比较复杂的过程,在PDM选型出现的错误往往 是无法弥补的,规范的流程是PDM选型的方法保障。

   ③采购合同完善性。合同风险主要体现在项目合同订立不严格,权利义务不明确,合同管理混乱等。在项目实施过程中,可能出现许多在合同中没有涉及但又必须解决的问题, 这会造成合同内容变更频繁,项目经费增加,甚至可能大大超过原来的预算,从而影响项 目的进度和质量。
 
4.2 PDM项目风险分析
   在风险识别的基础上,结合风险属性、风险主体承受能力以及项目状况,确定风险的影响程度。为克服传统的层次分析法(Analytic Hierarchy Process,简称AHP)的判断矩阵一致性检验和调整复杂性的不足,本文采用模糊层次分析法(FuzzyAnalytic Hierarchy Process,简称FAHP)和模糊综合评价法对风险整体影响度进行分析,以确定需要重点关注的风险。
 
   模糊层次分析法融合了模糊数学和层次分析法,是一种系统分析方法。为量化风险指标,在对PDM项目风险进行总体评价之前,采用FAHP进行指标权重的计算,然后结合 模糊综合评判法对PDM项目进行风险综合评价。具体步骤如下:

   (1)构建PDM项目风险评价指标体系。
   根据PDM项目风险因素的分析,构建如下评价指标体系(如图4.1)。
 
图4.1 PDM风险评价指标体系
 
 
   (2)构造模糊一致矩阵
   根据图4.1的指标体系,对从属于同一准则的所有指标因素,用两两比较法,构建模
糊一致矩阵,相对重要程度的定量描述采用0.1-0.9标度法,如表4.1所示。
 

   (3)综合评价
   评价时先对各二级指标进行评价,各二级指标权重向量与二级指标模糊评判矩阵的模 糊合成得到一级指标的评价矩阵,由各一级指标的权重和计算出的各一级指标模糊评判矩阵模糊合成得到最终的综合评价结果。具体的演算过程将在案例分析部分详细介绍。
 
4.3 PDM项目风险应对措施
4.3.1质量风险应对
   (1)选用项目监理。在信息化力量比较薄弱的企业选用第三方监理不失为一个良策。 一方面,项目监理拥有专业的项目监理知识,他能更敏锐地发觉异常,更专业的把握项目质量控制的要点;另一方面是因为监理方是第三方,他既不代表企业方,也不代表软件厂 商,他能客观公正的处理问题。
   
   (2)科学的质量保证体系。项目质量保证体系一般包括质量保证大纲、质量工作计划、 质量监控策略。质量保证大纲包括明确的质量指标要求、质量责任、各阶段的工作目标、质量控制点以及相应的评价标准。质量工作计划是质量控制的参照物,指导项目质量管理 工作的开展。质量控制是为了保证项目工作质量而采取的纠正偏差的过程。
 
4.3.2费用风险应对
   (1)做好项目费用估计。首先,好的方法是成功的一半,费用估计选对方法很重要。 另外,实施PDM项目需要一笔不少的费用,它不但包括软件费用、硬件网络费用、培训费用、咨询服务费用、软件维护升级费用等显性成本,而且包括项目实施中不可预测的额 外投入费用。费用估计的难度较大,风险一般较高,所以一定要重视费用估计工作。

   (2)做好项目费用预算。企业在进行PDM项目可行性分析时就要做好项目预算,并且 结合公司财务计划状况分析公司对该项目是否有充足的分配金额,如果没有充足的分配金 额,那就最好不要贸然实施项目,在资金不充足的情况下,项目失败率是很高的。

   (3)做好项目费用控制。为完成项目费用既定目标,需要定期对项目费用进行审核, 并分析使用状况,一旦偏离预算,必须及时采取相应的措施加以弥补。当然不能片面地强调费用控制在预算范围内,同时要与考虑其它控制过程(质量控制、范围控制、进度控制) 相协调。
 
4.3.3进度风险应对
   (1)制定项目进度计划。凡事预则立,不预则废。为了使项目如期完成,在项目开始 之前制定一份合理的项目计划是非常必要的,它能为项目的实施过程中的进度控制以及人力资源和各种资源的分配提供依据,也能够为项目实施各方面内容在时间上的协调分配提 供依据。

   (2)实施项目进度控制。在项目实施过程中,要不断地分析进度,找出偏差并采取纠 正措施,并且适当的修改计划和重新计算进度,以保证有条不紊的实现项目目标。
 
4.3.4管理风险应对
   (1)加强项目组织建设。在项目实施之前,建立较为完善的项目组织机构,做好项目 组织的基础工作,对项目目标、各方应尽义务、所享权利等规定明确,建立沟通协调机制, 避免组织风险的发生。

   (2)建立项目管理制度。管理制度是项目活动的制度安排,是规范和约束项目人员的 一系列准则、规定和约定俗成的办法。

   (3)制定应急方案。应急方案顾名思义是为了应对紧急、异常事故而采取的补救或应 对措施。在制作应急方案时尽量考虑周全,尽可能避免或减轻项目实施的损失。
 
4.3.5人力资源风险应对
   (1)积极引进优质人才。在项目实施之前,企业就应该做好信息化人力资源规划和招 聘工作。信息化部门根据工作所需提出明确的人员需求,由人事部门层层把关,从应聘人 员中选出合适的高素质高能力人才。

   (2)加速人才培养。信息化工作是知识密集型劳动,信息化对人才的要求很高。针对 企业自身员工能力不足的情况,企业可以通过学校或是专业的培训机构来培养员工的能力,迅速提升员工的技术水平。

   (3)建立学习型组织。一方面,项目团队定期或不定期地进行研讨,同时服务方与企 业方要积极做好“知识转移"工作。另一方面,力求在企业中建成学习型组织,从而使成员可以在组织内部搭建的平台上实现共享知识和创造知识,加速促进人力资本的增长。

   (4)有效的人才激励制度。面对特殊的信息化项目,企业内部的运行机制必须设计出 一套合适有效的奖励制度,以激发员工将所拥有的知识、技术和信息资源投入到项目工作的积极性。同时,企业要创造良好的工作氛围、良好的员工合作关系,以人为本,实现人 性化管理。这样,即使是在企业遇到困难时,人员流失的风险也会减轻。
 
4.3.6采购风险应对
   (1)做好软件和服务采购计划。在PDM需求确认之后,把项目需求分解为详细的软件 和服务采购质量标准、供货和服务时间等内容,以指导采购工作的具体实施。

   (2)建立规范的软件选型流程。企业在软、硬件选型过程中,一定要坚持公平、公正、 公开的原则,充分重视选型流程。选型可以由咨询专家、企业高管、业务骨干等参与。

   (3)重视合同管理。企业要保护自身权益,约束软件厂商和项目服务方行为就必须借 助合同机制。PDM项目合同条款要定义明确,评价标准尽量量化。